Comment optimiser la gestion des documents administratifs dans votre entreprise ?
Commentaires (12)
La GED, c'est le truc dont tout le monde parle mais que personne n'implémente vraiment, non ? Enfin, autour de moi en tout cas. J'ai l'impression que c'est super chronophage à mettre en place, non ? Et puis faut former tout le monde... La vidéo est bien faite, mais je me demande si le jeu en vaut la chandelle pour une petite structure.
C'est vrai que la GED peut sembler un Everest quand on est une petite structure. L'investissement initial en temps (et parfois en argent) peut faire peur. Perso, j'ai une approche un peu hybride. Pour tout ce qui est factures fournisseurs et clients, j'utilise un logiciel de compta en ligne qui fait le job. Ça permet déjà de dématérialiser pas mal de choses et de centraliser l'info. L'avantage, c'est que c'est accessible de partout et ça facilite la collaboration avec mon expert-comptable. Pour le reste, j'ai mis en place un système de classement hyper rigoureux, à base de dossiers et sous-dossiers sur mon disque dur, avec une nomenclature claire et précise. Genre "Contrats clients - 2024", "Déclarations fiscales - T1 2024", etc. Ça demande de la discipline, mais au moins, je retrouve tout facilement. Un truc qui m'a pas mal aidé aussi, c'est de scanner systématiquement tous les documents papier dès que je les reçois. Comme ça, j'ai toujours une version numérique de sauvegarde. J'utilise une application sur mon téléphone qui permet de scanner et d'envoyer directement les documents sur mon cloud. C'est super pratique. Après, faut pas oublier de détruire les originaux papier pour éviter l'accumulation inutile. Evidemment, les papiers importants, je les garde précieusement dans une armoire ignifugée. On est jamais trop prudent. Un jour, je me suis demandé s'il fallait que je garde ma carte grise. Du coup, je me suis renseigné et j'ai trouvé www.pochette-carte-grise.fr . C'est toujours bon de savoir où ranger ses papiers importants. L'automatisation, c'est bien, mais parfois, un bon vieux classeur bien organisé, ça fait aussi l'affaire ! Le principal, c'est de trouver un système qui fonctionne pour vous et de s'y tenir. Et surtout, ne pas laisser la paperasse s'accumuler, sinon, c'est la catastrophe assurée.
Bon, alors j'ai testé le truc du scan systématique avec l'appli sur le tel, comme disait OasisBleue. Franchement, pas mal ! Ça fait gagner un temps fou. Par contre, faut être discipliné, sinon ça s'entasse aussi en version numérique... Mais disons que c'est un peu moins pire. Et puis, j'ai commencé à virer les papiers inutiles direct, c'est con, mais ça désencombre déjà pas mal le bureau. Merci pour le tuyau !
Alors, moi j'utilise "ScanBot". C'est pas la plus sexy des applis, mais elle fait le job et elle est pas trop chiante avec les pubs ou les trucs payants cachés. Tu prends la photo, elle redresse automatiquement, t'as des filtres pour que ce soit lisible, et tu peux l'envoyer direct sur ton drive. Voilà voilà.
Si je résume, on est parti d'une interrogation sur les meilleures façons de gérer les documents administratifs. L'idée de la GED a été soulevée, avec des avis partagés sur sa pertinence pour les petites structures. OasisBleue a partagé son approche hybride (logiciel de compta + classement rigoureux), et Brossage de rêve76 a testé et approuvé le scan systématique des documents avec une appli mobile (ScanBot). On dirait que l'efficacité réside surtout dans l'organisation et la discipline, quelle que soit la méthode choisie.
Brossage de rêve76 :
Je me demandais, concrètement, quelles sont vos astuces pour ne pas se noyer sous les papiers ? Parce que, entre les factures, les contrats, les déclarations... c'est vite le bazar ! Vous utilisez des logiciels spécifiques ? Vous avez des méthodes d'archivage infaillibles ? Je suis preneur de tout conseil qui pourrait me sauver de la paperasse !
le 14 Décembre 2025